5 най-добрия софтуер за наблюдение на служителите, който да използвате

В съвременния конкурентен бизнес свят всички организации са изправени пред нови предизвикателства по отношение на устойчивата производителност и създаването на най-ангажираната работна сила. Получаването на целевата продукция във всяка организация зависи най-вече от съгласуваността на нивото на производителност на служителите.

В днешната бизнес среда никоя организация не може да изпълнява най-високите си нива на производителност, освен ако всеки един от нейните служители е ангажиран с подобряване на организационните нива за производителност. Това означава, че служителите ще допринесат за растежа на бизнеса.

Но за съжаление, някои собственици на бизнес са склонни да пропуснат да наблюдават ежедневната производителност на своите служители, а резултатът е, че тяхната работа ще бъде пагубна за растежа на бизнеса и това нещо няма да може да бъде открито и контролирано.

Такова нещо би разрушило способността на бизнеса да постигне целите си. Но благодарение на технологиите и на софтуерните инструменти за мониторинг на производителността на служителите, организациите не трябва да чакат твърде дълго време програмите за оценка на работата на служителите, за да знаят как вършат работата си.

Основни причини за използване на софтуер за мониторинг на служителите

Имейлите са основният източник на данни за нарушения за компаниите, защото служителите трябва да обменят информация чрез бизнес кореспонденция, така че е от решаващо значение да се осигурят и проследяват данните, когато се изисква да спазвате HIPAA законите, исканията на GRAMA и правилата на FINRA.

На пазара има няколко прости решения за наблюдение на електронната поща, които ще ви помогнат да следите имейлите на служителите, за да сте сигурни, че критичните данни не се споделят нарочно или по невнимание. Програмите за наблюдение на служителите включват възможности за наблюдение на имейли и повече инструменти за наблюдение на други дейности на служителите, докато те си вършат работата.

Друг централен аспект на софтуера за наблюдение на служителите е способността да се проверява тяхната дейност, докато се използва оборудването на компанията, като например лаптопите и настолните компютри. Такива решения ще ви позволят да видите кои уебсайтове са достъпни за вашите служители, които са служители, които обикновено изтеглят файлове и когато свързват или премахват USB устройства.

Тези инструменти също така ще могат да ви предупреждават, когато се търсят конкретни ключови думи, които изискват загриженост от вашата компания и включват търсене на работа, търсене с порнография или търсене, свързани с конкурентни контакти.

Най-добрите инструменти за наблюдение на работното място ще ви предложат административен контрол, който ще ви позволи да блокирате подобни дейности и да ограничите достъпа до неподходящи или необезпечени уебсайтове. Можете успешно да използвате инструментите за следене на работата на служителите ви, за да разберете какво е служител до тези дни.

Какво трябва да вземете под внимание законово и технически?

Мониторингът на имейлите на служителите може да изглежда като нарушение на поверителността на служителите, но Върховният съд на САЩ реши през 2010 г., че е законно организациите и компаниите да следят действията на служителите, докато са на работа и докато използват бизнеса "оборудване." Това включва пейджъри, лаптопи, USB устройства и мобилни устройства. Програми за наблюдение на ключовите дневници и за заснемане на пароли могат да се използват, дори и да има някои етични противоречия около темата за тяхното използване.

Важно е да запомните, че федералното правителство не поставя ограничения върху интернет мониторинга на служителите. От друга страна, има някои отделни държави, които поставят защита на първо място.

Понастоящем все повече държави изискват служителите да уведомяват своите работници в случай, че тяхната компания следи онлайн дейността на служителите и това включва натискане на клавиши и имейли. Такива уведомления могат да бъдат оповестявани в наръчника на служителите или като напомняне по имейл.

Стелт режим срещу прозрачен режим

Когато работодателите използват такива инструменти за наблюдение, те могат да изберат възможността да ги използват стелт или прозрачен режим.

Стелтният режим също е известен като безшумен режим, а това означава, че служителите не могат да видят факта, че се наблюдават. Висококачествените инструменти за мониторинг ще се изпълняват невиждано и незабелязано от служителите.

Прозрачният режим на наблюдение ще позволи на вашите служители да видят програмата за наблюдение в техните системи. Такъв софтуер изисква инсталиране на всеки отделен компютър, включително административния портал. Това няма да бъде толкова лесно, колкото стелт режим, тъй като администраторите ще трябва да проверяват всеки отделен доклад от всяка система, за да видят как работят служителите.

Как работят инструментите за наблюдение?

Инструментите за проследяване на служителите трябва да бъдат инсталирани на множество системи, включително централна станция, в случай че работодателите искат те да останат незабелязани от потребителите. За да може този тип инструмент да работи правилно, първо трябва да изключите защитната стена и тя ще се включи отново, след като инсталационният процес приключи.

От друга страна, на практика е невъзможно програмата да работи без допълнителни пачове и програмиране, за да може софтуерът за мониторинг на компютъра да заобиколи програмата. Това ще пробие дупка в системата за сигурност и ще направи мрежата уязвима за всички видове зловреден софтуер, вируси, шпионски софтуер и т.н.

Бъдете предпазливи при прикритите вируси

Трябва да сте наясно с факта, че има много инструменти за наблюдение на служителите, които всъщност са маскирани вируси, и въпреки че те могат да ви дадат възможност за набиране на ключове и улавяне на пароли, те също така ще събират данните зад кулисите и ще ги продадат, за да нарушат сигурност на организацията. Повечето от инструментите за наблюдение на дейността на служителите могат да заобиколят защитната стена, но все още е възможно някои заплахи да преминат незабелязани.

Разполагане на софтуера: Облак и локално

Друг важен аспект, който трябва да се разгледа, е начинът, по който въвеждате софтуера. На мястото е най-често използваната опция и повечето инструменти го предлагат. Това ще ви позволи да хоствате програмата и данните, които събира на собствения ви сървър. Това решение изисква малко повече ИТ познания и може да отнеме повече време за настройка. От друга страна, облачните решения са по-лесни за управление и могат да се настройват по-бързо от локалното разгръщане.

Решения, които отговарят на вашите нужди

Родителски софтуер и софтуер за мониторинг са две решения, които контролират използването на персонален компютър. Те се инсталират и използват на един компютър и не представляват същите заплахи като средствата за наблюдение на електронна поща, например, че вече сме говорили за защитни стени.

Софтуерът за мониторинг и софтуерът за родители идват с допълнителни опции, които са предназначени за предотвратяване на кибератаки, заедно с инструменти за наблюдение на деца и съпрузи, когато те отиват онлайн.

Има много фирми, които също търсят софтуер за електронна поща и приложения, които наблюдават изходящи и входящи съобщения за шпионски софтуер, вируси и троянски коне.

Има и софтуер за криптиране по имейл, който може да защити личните данни и критичната информация, когато се предава на получатели от трети страни. Такива инструменти ще направят така, че чувствителните данни да бъдат достъпни и използвани само от хора, които наистина се нуждаят от информация, като същевременно я пазят възможно най-сигурно.

Тук са изброени петте най-добри снимки за наблюдение на дейността на служителите:

Teramind

Teramind осигурява софтуер, който рационализира процеса на събиране на потребителското поведение на персонала на персоналните компютри, за да идентифицира подозрителна дейност, да следи ефикасността и ефективността, да открива възможни заплахи и да гарантира съответствие на индустрията. Мисията на Teramind е да намали инцидентите със сигурността чрез предоставяне на достъп в реално време до потребителските дейности, като предлага предупреждения, предупреждения, пренасочвания и заключване на потребители за поддържане на бизнеса и организациите, колкото е възможно по-сигурни и ефективни.

Софтуерът се предлага както в локални, така и в облак базирани опции за разгръщане, които отговарят на изискванията на всяка организация.

Teramind може успешно да определи кои потребители са най-рискови за вашия бизнес, като анализира тенденциите в тяхното поведение. Можете да проверите какви конкретни политики са нарушили и след това да ги образовате, за да предотвратите бъдещи инциденти.

С този инструмент можете също да пишете правила, които реагират на всяка видима потребителска активност, като блокиране на изпращането на имейл или сигнализиране при отпечатване на определен документ. Също така имате възможността да записвате и регистрирате цялата активност и те я възпроизвеждат като видео и анализират метаданните на сесията.

За да започнете със софтуера, трябва да изпълните следните стъпки:

Регистрирайте се безплатно в Teramind Basic Cloud софтуер за наблюдение на служители.
Инсталирайте мониторинговите агенти на машините, които искате да наблюдавате и да вземете решения за пълно или частично време за контрол.
Трябва да персонализирате всяка настройка за предупреждение и мониторинг, за да приспособите платформата към вашите нужди.
Можете да получите достъп до всички функции от платформата на софтуера за уникални възможности за наблюдение, които подобряват както сигурността, така и производителността.

HipChat

HipChat работи доста добре като допълнителен инструмент за платформи в стил WorkZone. Това е инструмент за управление на времето, който по същество е месинджър, който е изграден за работни места. Ще можете да го използвате, за да настроите постоянни чат стаи или 1-на-1 комуникация.

Една от най-полезните му функции е пълната история на чата, а сега служителите, които пропуснаха среща на HipChat, вече няма да трябва да прекъсват някой друг, за да наваксат, просто ще трябва да преразгледат сесията и да я прегледат бързо.

Този софтуер за проследяване на времето е важен инструмент за проверка на ежедневната работа на служителите и може да се окаже възможност да се определи кои стратегии водят до най-висока производителност.

WorkiQ

WorkiQ е инструмент, който проследява компютърното поведение на служителите и предоставя отчети за времето, прекарано в непродуктивни и продуктивни приложения. Таблото на инструмента осигурява ясни визуализации, които ще ви кажат кои служители и активно се ангажират с тяхната работа и кои са непрекъснато разсеяни.

Този инструмент ви дава възможност да категоризирате всички видове дейности, да следите процесите във всички приложения и да сравните как различните потребители обработват подобни единици работа. Таблата за управление ще осигурят следните предимства:

Идентифициране на непродуктивно поведение в момента на възникване
Откриване и възнаграждаване на продуктивното поведение
Сравняване на действителната производителност на служителите, включително микс и сложността на работата на служителите
Управление на отдалечени работници
Идентифициране на най-добрите изпълнители, за да могат да възпроизвеждат процесите си във времето
Подобряване на разпределението на работата чрез идентифициране на недостатъчно използваните умения или претоварени служители

DeskTime

DeskTime е просто и сигурно приложение за проследяване на времето, което ви позволява да увеличите ефективността и производителността на вашата компания. С помощта на този инструмент можете лесно да следите ежедневната активност, болничните, извънредния труд и ваканциите на вашите служители. Ще можете да получите ясен преглед на работния процес на вашия екип. С DeskTime можете да проследявате приложения, URL адреси, както и офлайн време и можете да получите достъп до подробни данни относно начините, по които служителите ви използват приложения и уебсайтове и какво правят, когато не са онлайн.

Инструментът предлага авто скрийншоти и следене на активността, което ще ви позволи да следите времето, прекарано в отделни проекти. DeskTime осигурява задълбочени познания и отчети за фактуриране и можете да го използвате, за да персонализирате лесно, да изтегляте и изпращате CSV отчети, за да дадете на клиентите си най-точната информация относно обема на работата и времето, прекарано във всички проекти, разработени от бизнеса.,

Можете да наблюдавате локални и отдалечени екипи както от мобилния си телефон, така и от работния плот и по този начин да спестите време, като преглеждате отчетите за ефективността на бизнеса си, докато сте в движение. Екипът за поддръжка на инструмента е достъпен чрез чат, гласова поща и електронна поща. Екипът на DeskTime следва стандартите за сигурност на индустрията, за да осигури личната информация, която им е предоставена.

Асана

Asana е инструмент, който предлага задачи, проекти, табла и разговори, за да позволи на екипите да се движат по-ефективно от начало до край. Можете да го използвате, за да видите напредъка за всеки проект, без да планирате среща за състоянието или без да се налага да изпращате имейли. С този инструмент ще можете да използвате потребителски полета, за да проследявате всичко, което е от голямо значение за вас, независимо дали това са грешки, кандидати за работа или потенциални клиенти.

Можете да организирате задачите си в споделени списъци или табла за всички ваши срещи, програми и инициативи. Разделите и колоните ще ви позволят да персонализирате Асана, за да съответстват на работните потоци и да добавите структура към всички ваши проекти.

Ще можете да разделите работата на дадена задача на по-малки части или да разделите работата между няколко проекта и когато една задача стане голяма и важна инициатива, ще можете бързо да я превърнете в проект.

Поведението на служителите е непредсказуемо и с помощта на тези велики инструменти ще можете да увеличите тяхната ефективност на работа и общата производителност на вашия бизнес. Прегледайте всички от тях и изберете любимия си, според вашите нужди. Гарантираме високото качество на всички инструменти, които сме обсъждали по-горе за наблюдение на дейността на служителите ви на работното място.